Ce trebuie să verifici înainte de semnarea unui contract comercial cu un partener din străinătate
O colaborare cu o companie din altă țară poate deschide accesul către clienți noi, furnizori mai competitivi sau piețe în care o afacere locală ar ajunge greu pe cont propriu. Entuziasmul unei oportunități comerciale nu ar trebui însă să grăbească semnarea contractului. Atunci când partenerii se află în jurisdicții diferite, o neînțelegere aparent banală poate deveni mai greu și mai scump de rezolvat. Apar întrebări despre legea aplicabilă, instanța competentă, modalitatea de plată, taxele implicate, transportul bunurilor sau executarea unei eventuale hotărâri. Chiar și termenii folosiți în contract pot avea o semnificație diferită față de cea presupusă inițial de una dintre părți. Din acest motiv, verificarea juridică ar trebui făcută înainte de asumarea obligațiilor și adaptată atât tranzacției, cât și statelor implicate. Un contract internațional bun nu încearcă să prevadă orice problemă imaginabilă, ci să ofere răspunsuri clare pentru situațiile care pot afecta în mod real colaborarea.
Identitatea și situația juridică a partenerului trebuie confirmate înainte de negocierea detaliilor
Un site profesionist, un reprezentant convingător și câteva discuții comerciale reușite nu sunt suficiente pentru verificarea unei companii. Înainte de semnarea contractului trebuie stabilit cu precizie cine este partenerul juridic și dacă persoana care negociază sau semnează are dreptul să îl reprezinte.
Denumirea completă a societății, forma juridică, sediul, numărul de înregistrare și datele fiscale trebuie confruntate cu surse și documente relevante din jurisdicția respectivă. Situația poate deveni confuză atunci când un grup internațional utilizează același brand prin mai multe entități. Negocierile pot fi purtate de reprezentanții unei companii, în timp ce contractul ajunge să fie semnat cu o alta.
Trebuie analizate și eventualele semnale privind dificultățile financiare, insolvența, dizolvarea sau alte situații care pot afecta capacitatea partenerului de a-și executa obligațiile. Pentru contractele cu valoare mare, această verificare capătă o importanță comparabilă cu negocierea prețului.
Nici puterea de reprezentare nu ar trebui presupusă. Funcția trecută în semnătura unui e-mail nu demonstrează întotdeauna că persoana poate angaja juridic societatea pentru tranzacția respectivă. Clarificarea acestor aspecte înainte de semnare poate evita situația în care apar ulterior discuții despre validitatea angajamentelor asumate.
Legea aplicabilă și modul de soluționare a disputelor trebuie stabilite clar
Într-un contract încheiat între două societăți din România, părțile operează de regulă într-un cadru juridic familiar. Atunci când una dintre companii se află în alt stat, această predictibilitate nu mai poate fi presupusă.
Contractul trebuie analizat din perspectiva legii care îi va guverna raporturile, în limitele în care părțile pot face o asemenea alegere. O formulare neclară sau lipsa unei clauze adecvate poate complica stabilirea regulilor aplicabile atunci când apare un conflict.
La fel de important este locul în care va fi soluționat litigiul. Dacă documentul indică instanțele din țara partenerului, compania românească trebuie să înțeleagă ce presupune practic acest lucru. Pot apărea costuri cu avocați locali, traduceri, deplasări și proceduri mai puțin familiare.
În anumite tranzacții, părțile aleg arbitrajul în locul instanțelor statale. O asemenea opțiune trebuie negociată în funcție de contract, valoare și nevoile afacerilor implicate, nu introdusă mecanic într-un model.
Trebuie avută în vedere și etapa de după obținerea unei hotărâri sau a unei sentințe arbitrale. Dacă partea obligată nu execută voluntar, contează unde se află activele sale și în ce condiții poate fi urmărită executarea. Alegerea unui forum pentru litigii are valoare practică numai dacă este analizată împreună cu posibilitatea reală de valorificare a rezultatului.
Plata, moneda și termenele trebuie formulate astfel încât să nu lase loc interpretărilor
O mare parte dintre conflictele comerciale internaționale pornesc de la bani, chiar dacă relația a început foarte bine. Contractul trebuie să arate fără echivoc cât se plătește, în ce monedă, când devine suma exigibilă și ce condiții trebuie îndeplinite pentru efectuarea plății.
Pentru tranzacțiile desfășurate în valute diferite, variațiile cursului pot influența marja comercială. Dacă prețurile sunt stabilite pe perioade lungi, părțile trebuie să înțeleagă cine suportă efectul schimbărilor valutare și dacă documentul permite ajustări în anumite condiții.
Termenul de plată trebuie legat de un moment care poate fi identificat ușor. Formulări precum plata „după livrare” pot genera discuții dacă nu este clar când se consideră livrarea realizată sau ce documente o confirmă. În cazul serviciilor, trebuie stabilit când prestația este considerată efectuată și ce se întâmplă dacă beneficiarul contestă o parte din aceasta.
Pentru anumite tranzacții poate fi necesară și analiza unor mecanisme care reduc riscul de neplată. Alegerea depinde de valoarea contractului, istoricul relației și nivelul de încredere dintre companii.
Taxele, comisioanele bancare și implicațiile fiscale trebuie discutate cu specialiștii potriviți înainte de stabilirea prețului definitiv. Un contract profitabil pe hârtie poate arăta diferit atunci când sunt luate în calcul toate costurile generate de o operațiune transfrontalieră.
Livrarea trebuie descrisă mai precis decât printr-o simplă adresă
Pentru contractele privind vânzarea și transportul bunurilor, formularea condițiilor de livrare poate influența direct costurile și riscurile suportate de fiecare companie. Nu este suficient să se menționeze orașul sau depozitul în care marfa trebuie să ajungă.
Părțile trebuie să știe cine organizează transportul, cine suportă costurile, în ce moment se transferă riscul și cine îndeplinește formalitățile necesare atunci când acestea sunt aplicabile. În comerțul internațional sunt folosite frecvent regulile Incoterms ale Camerei Internaționale de Comerț, dar termenul ales trebuie înțeles și indicat corect, împreună cu versiunea regulilor și locul relevant.
O prescurtare introdusă în contract doar pentru că apare într-un model găsit anterior poate produce surprize costisitoare. Două condiții de livrare aparent asemănătoare pot distribui foarte diferit responsabilitățile privind transportul, riscul sau formalitățile vamale.
Contractul ar trebui să trateze și întârzierile, marfa neconformă și procedura prin care sunt formulate reclamațiile. Dacă bunurile ajung deteriorate sau nu corespund specificațiilor, ambele părți trebuie să știe ce documente sunt necesare și în ce interval trebuie semnalată problema.
Cu cât lanțul logistic este mai lung, cu atât formulările vagi devin mai periculoase. Atunci când sunt implicate transportatori, depozite și formalități în mai multe state, responsabilitatea pentru fiecare etapă trebuie delimitată înainte ca primul transport să plece.
Contractul trebuie pregătit și pentru momentul în care colaborarea nu mai funcționează
La începutul unei relații comerciale, atenția este orientată firesc către ceea ce vor face partenerii împreună. Tocmai atunci este însă momentul potrivit pentru a stabili și cum se poate încheia colaborarea.
Contractul trebuie să prevadă durata relației și condițiile în care aceasta poate înceta. Pentru anumite încălcări poate fi necesară acordarea unei perioade de remediere, în timp ce alte situații pot justifica mecanisme diferite, în funcție de natura tranzacției și de legea aplicabilă.
Confidențialitatea poate continua să fie relevantă după încetarea contractului. Dacă partenerul primește informații comerciale, date despre clienți, prețuri, documentație tehnică sau alte informații sensibile, trebuie stabilit modul în care acestea pot fi utilizate și după terminarea colaborării.
În funcție de proiect pot deveni importante proprietatea intelectuală, protecția datelor, restricțiile comerciale, sancțiunile internaționale, controlul exporturilor sau cerințele specifice sectorului. Un contract cu un partener din Uniunea Europeană poate ridica probleme diferite de unul încheiat cu o companie din afara spațiului european.
Merită verificată și versiunea lingvistică a documentului. Dacă sunt semnate două versiuni, contractul ar trebui să precizeze cum se soluționează eventualele diferențe de interpretare dintre ele. Traducerea unui termen juridic nu este întotdeauna echivalentă cu traducerea sensului său.
Câteva ore investite în verificarea acestor aspecte înainte de semnare pot schimba radical poziția unei companii dacă relația comercială se complică peste un an. Contractul devine astfel mai mult decât documentul care confirmă prețul și serviciul sau produsul cumpărat: stabilește regulile după care două afaceri aflate în sisteme juridice diferite vor lucra împreună atunci când lucrurile merg bine, dar mai ales atunci când apar primele probleme.
Sursa foto: magnific.com
